[填空] 阅读下列案例材料然后回答问题估税员办公室每天上午8点开始一天的工作。它的全体员工包括一个主任、两个秘书、两个打字员和三个档案管理员。到上一年为止由于均衡的工作量和明确的责任这个事务所一直运转平稳。从去年开始主任注意到在打字员和档案管理员之间出现了越来越多的争执当他们找到主任讨论这些争执时，可以确定问题是由于对特定职责的误解造成的由于打字员感到档案员有过多的空闲时间而流露出强烈的不满。另一方面秘书和打字员必须经常加班来做他们认为档案管理员很容易承担起来的工作。而档案管理原则强调他们不应承担任何额外的职责因为他们的薪水没有反映额外的责任这个办公室每个人都有一份几年前编写的一般工作说明书。然而从那以后由于实施了计算机系统因此绝大多数职位的本质都发生了相当大的变化但这些变化一直未被写入书面材料之中。根据以上材料回答问题：（）你认为应该何时进行工作分析？（）编写职位说明书的基本原则是什么？